Sistema integral para la gestión del servicio de ayuda a domicilio

Cliente
CIGESOC es una empresa que ofrece servicios profesionales expertos y sistemas de soporte a la gestión social (servicio de ayuda a domicilio, gestión de centros de día,…). A pesar de ser entidad de reciente creación (diciembre de 2013) CIGESOC rápidamente ha logrado posicionarse como una empresa de referencia en el marcado de la consultoría para la gestión social, contando entre sus clientes con importantes empresas de servicios, como OHL o EULEN, así como un gran número de administraciones públicas locales.

Reto

CIGESOC detectaba la falta en el mercado de una herramienta informática que facilitase la gestión del Servicio de Ayuda a Domicilio. CIGESOC veía clara la necesidad de facilitar la planificación de horarios del personal auxiliar evitando situaciones que ocurrían en el día a día de las empresas prestadoras, como planificaciones poco óptimas con largos desplazamientos entre domicilios o tiempos libres en medio de la jornada, hasta incluso llegar a situaciones como dejar a algún usuario dependiente sin servicio un día determinado o enviar a dos auxiliares al mismo domicilio.

Por otro lado, su apuesta era diseñar una herramienta que permitiese la comunicación permanente y, en la medida de lo posible, automatizada, entre las empresas prestadoras del servicio y las administraciones locales. Esta comunicación daría la posibilidad a las administraciones de tener un control y garantía de calidad sobre el servicio prestado conociendo en todo momento los detalles del servicio.

Solución

Para dar solución al reto planteado se decidió diseñar una herramienta web para la gestión integral del Servicio de Ayuda a Domicilio. Esta aplicación da soporte tanto a las empresas prestadoras como a las administraciones locales facilitando la comunicación entre ambas entidades. La solución abarcó múltiples módulos funcionales para abarcar todas las necesidades del servicio, aunque fueron de especial relevancia los siguientes:

Herramienta de planificación de horarios

Que garantice una solución optimizada. Para ello se integraron técnicas de Investigación Operativa que permiten obtener una planificación automática. Además, se diseñó una interfaz de usuario sencilla e intuitiva a través de la cual poder visualizar y modificar el resultado de la planificación ofreciendo al usuario de forma ordenada los datos más relevantes a tener en cuenta y garantizando que se cumplen todas las validaciones correspondientes, de modo que la planificación resultado sea válida y óptima.

Módulo de elaboración automatizada de informes

Tanto para la comunicación entre empresa y administración local cómo para los informes dirigidos a la Xunta de Galicia en el formato exigido.

Sistema de fichaje

Para el control y seguimiento de los servicios realizados por el personal auxiliar que acude a los domicilios. Este fichaje puede ser o bien telefónico, mediante llamadas a un número gratuito a la entrada y a la salida de cada domicilio, o bien a través de la aplicación móvil desarrollada mediante el escaneo de etiquetas NFC que se ubican en cada domicilio.

Aplicación móvil para el personal auxiliar

Que le permita conocer en todo momento su agenda de trabajo diaria, recibir avisos de su coordinador o comunicar incidencias, además de permitir el fichaje ya comentado.

Resultado

Una potente herramienta para la gestión integral de los distintos procesos implicados en la atención domiciliaria, que permite optimizar el tiempo de trabajo de coordinación del servicio, a la vez que disminuye drásticamente las necesidades de uso de papel y teléfono. Entre otras ventajas ofrece:

  • Soporte a la elaboración del Proyecto de Intervención.
  • Planificación del servicio y optimización de la asignación auxiliar-usuario.
  • Sistema de fichajes para el control y registro de la prestación del servicio.
  • Seguimiento y control de incidencias.
  • Explotación estadística del servicio.
  • Comunicación permanente entre el ayuntamiento y la empresa.

Actualmente esta herramienta está usándose para gestionar el servicio de asistencia domiciliaria a más de 8.000 dependientes de 97 ayuntamientos de España.